Wiadomości i dokumenty
Odczyt uzgodnionych danych z e-maili i plików, sprawdzanie kompletności oraz przygotowanie rekordu do dalszej obsługi.
Usługi / Automatyzacja procesów
Automatyzacja procesów
od danych do działania.
Porządkujemy powtarzalne zadania i łączymy je w działający przepływ pracy. Dane z wiadomości i dokumentów trafiają do właściwego miejsca, a zespół dostaje sprawy wymagające jego decyzji.
Kiedy to ma sens
Gdzie codziennie wraca ta sama praca?
Dobrym punktem wyjścia są procesy z powtarzalnymi danymi, jasno określonym wynikiem i dużą liczbą ręcznych przekazań między osobami lub aplikacjami.
Rejestry i statusy
Aktualizacja danych po zdarzeniu, przekazywanie informacji do zespołu i kontrola, czy sprawa osiągnęła wymagany etap.
Obsługa braków i wyjątków
Wykrywanie brakujących informacji i kierowanie niejednoznacznych przypadków do osoby, która może je rozstrzygnąć.
Zakres rozwiązania
Proces z ustalonym przebiegiem.
Mapa pracy i reguły
Źródła danych, kolejne działania, odpowiedzialne osoby i warunki przejścia między etapami.
Przepływ danych i zadań
Odczyt i przekształcanie informacji, działania w wybranych narzędziach oraz powiadomienia wynikające z zakresu wdrożenia.
Weryfikacja na przykładach
Sprawdzenie typowych spraw, brakujących danych i ponownego przetworzenia. Ustalamy, jak oceniać czas pracy i poprawność obsługi.
Sposób pracy
Jak przechodzimy do automatyzacji.
Odtwarzamy rzeczywisty obieg
Śledzimy sprawę od początku do końca. Zbieramy przykładowe dokumenty i wskazujemy miejsca, w których informacje są przepisywane lub czekają na decyzję.
Ustalamy warianty procesu
Opisujemy zwykły przebieg, wyjątki i warunki zatwierdzania. Dobieramy reguły oraz AI do zadań wymagających interpretacji danych.
Testujemy z zespołem
Porównujemy działanie rozwiązania z oczekiwanym wynikiem. Sprawdzamy przekazanie sprawy człowiekowi i poprawność danych w systemach docelowych.
Zrealizowane wdrożenie
greenlights
Automatyzacja obsługi zleceń.
Wdrożenie łączy odczyt zleceń z e-maili i PDF-ów, zapis do baz danych, monitoring statusów oraz pozyskiwanie i przypisywanie dokumentów CMR do właściwych zleceń.
Zobacz case studyWarto wiedzieć
Pytania przed wdrożeniem.
Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji?
Warto zacząć od zadania, które często się powtarza i którego wynik można sprawdzić. Podczas analizy porównujemy częstotliwość pracy, liczbę wyjątków i dostęp do potrzebnych danych.
Czy każda automatyzacja wymaga AI?
Dobieramy mechanizm do zadania. Stałe reguły mogą obsługiwać powtarzalne operacje, a modele AI mogą wspierać odczyt lub interpretację treści, jeśli wnosi to wartość do danego procesu.
Co się dzieje z niepełnym dokumentem?
Ustalamy wymagane pola i sposób obsługi braków. Proces może zatrzymać daną sprawę i przekazać zespołowi informację, czego potrzeba do dalszego działania.
Jak sprawdzimy efekt wdrożenia?
Przed uruchomieniem uzgadniamy kryteria, na przykład czas obsługi, poprawność danych lub liczbę spraw wymagających interwencji. Pomiar odnosimy do konkretnego procesu i jego wcześniejszego przebiegu.
Porozmawiajmy
Który proces zabiera Wam najwięcej czasu?
Opisz, od czego zaczyna się sprawa, kto ją obsługuje i gdzie trafiają dane. To wystarczy, żeby rozpocząć rozmowę o zakresie automatyzacji.
Opisz swój procesoffice@eclipsesystems.com.pl